Lors de la conclusion d’un bail à usage d’habitation, d’autres montants que le loyer doivent être payés par le locataire. Il s’agit des charges locatives dont le locataire est redevable, qu’importe la nature du bail (logement vide ou meublé). Plus précisément, il s’agit des services liés à l’utilisation du logement ou au fonctionnement de l’immeuble où se situe le bien, dont bénéficie le locataire. On parle alors de charges « récupérables » par le bailleur.

Définition des charges récupérables

Les charges récupérables sont des dépenses initialement acquittées par le bailleur pour le compte du locataire et pour lesquelles le bailleur peut, en toute légitimité, réclamer au locataire le remboursement des paiements effectués.

Comment identifier les « charges récupérables » ?

Selon la loi, il existe 3 catégories de charges dites récupérables  :

1. Les dépenses sur les services rendus liés à l’usage des différents éléments du bien loué.

Parmi ces services on peut retenir : l’entretien et l’usage des éléments communs et privatifs (ascenseur, eau, chauffage collectif…)

2. Les dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun du bien loué.

Dans cette catégorie il s’agira notamment des dépenses liées à l’entretien de l’ascenseur par exemple.

3. Les différentes taxes locatives correspondant à des services dont le locataire bénéficie directement.

Rentrent dans cette catégorie les taxes de balayage et d’enlèvement des ordures ménagères et la redevance assainissement.

Qu’il s’agisse d’une location vide ou meublée, la liste des charges récupérables est fixée, de manière exhaustive et figure en annexe du décret n°87-713 du 26 août 1987.

Une charge ne figurant pas sur cette liste ne peut donc pas être «récupérée» auprès du locataire.

C’est pourquoi, par exemple, des charges comme les frais de dératisation, les frais de télésurveillance, ou les frais liés au stockage et à l’enlèvement des encombrants… ne sont pas des charges récupérables, faute de figurer sur la liste du décret de 1987.

A quoi servent les provisions pour charges ?

C’est le bail qui, en règle générale, prévoit la façon dont sont réglées les charges. Dans la majorité des cas, le locataire paie des provisions pour charges chaque mois en plus de son loyer au bailleur.

Une « provision » pour charge correspond à une fraction mensuelle du montant, probable et future, qui sera à la charge du locataire.

Plus concrètement, le montant des provisions pour charges est fixé, en fonction des résultats de régularisation annuelle précédents et, lorsqu’il s’agit d’une copropriété ou que le bailleur est une personne morale, en fonction du budget prévisionnel de l’immeuble.

Une fois par an, le bailleur est tenu de procéder à une régularisation.

La procédure est simple : un mois avant la régularisation, le bailleur envoie au locataire un décompte par nature de charges. Dans les immeubles collectifs, ce décompte doit préciser les modalités de répartition entre les locataires et, lorsque certaines charges sont assumées de manière collective (chauffage, eau chaude sanitaire…), le décompte doit être accompagné d’une note d’information sur les modalités de calcul de ces charges. À défaut de communication de ces différents éléments, la demande de régularisation peut être rejetée pour défaut de justification.

Les délais à respecter

  • À compter de l’envoi du décompte des charges, toutes les pièces justificatives (factures, contrat d’entretien…) doivent être tenues pendant six mois à disposition du locataire.
  • Si le propriétaire n’a pas procédé à la régularisation annuelle des charges dans l’année suivant leur exigibilité (ignorance, oubli, etc.), le locataire pourra exiger un paiement échelonné sur 12 mois du complément de charges qui lui est réclamé.
  • Le propriétaire dispose de trois ans pour procéder à la régularisation des charges locatives.
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